Stratégies d'appels d'offres pour les professionnels de l'environnement de travail

Dans un contexte économique en évolution rapide, les entreprises doivent choisir judicieusement leurs partenaires pour répondre aux enjeux de durabilité et d'innovation, tout en maitrisant les coûts des services. Les appels d'offres, bien que souvent perçus comme des démarches rigides et complexes, sont des outils essentiels pour sélectionner des partenaires capables de répondre à ces enjeux.

Ils sont essentiels pour sélectionner des prestataires, mais plusieurs approches existent : un cycle complet d'appel d'offres, la consultation de partenaires habituels ou la renégociation avec le prestataire existant avec une méthode d’analyse (ex. : Vested).

Quelles alternatives possibles ?

Chaque option présente des avantages et des inconvénients, ce qui soulève la question : quelle approche est la plus adaptée pour un projet donné ?

1. Cycle complet d'appel d'offres (RFI à RFP) : Il permet de recueillir des informations et des propositions formelles, favorisant la compétition et l'innovation. C’est un cycle long, qui permet d’actualiser sa connaissance du marché.

2. Consultation de partenaires habituels : Il accélère le processus grâce à des relations établies. Cependant, cela peut limiter l'innovation et ne pas toujours offrir les meilleures solutions disponibles sur le marché. Le client dispose dans son système d’information, en théorie, de tous les éléments utiles pour mener une consultation efficace.

3. Renégociation avec un prestataire Existant : Elle favorise un partenariat durable et peut améliorer les conditions sans le temps d’un appel d'offres complet. cela nécessite de la part du prestataire une totale transparence, et une parfaite connaissance de son existant et ses objectifs d’amélioration pour le client. En renégociant, on peut souvent obtenir de meilleures conditions et améliorer les services sans le temps et les ressources nécessaires pour un appel d'offres complet.

Les fonctionnalités 102-103 contribuent à chacun des modèles retenus par le client 

• La cartographie des sites et des services apporte une connaissance approfondie de l’existant « théorique et contractuel » (SLA, KPI, contrats, coûts, objectifs RSE…)

• Le module d’appel d’offres permet d’élaborer le dossier de consultation et mener à bien la sélection des prestataires (choix dans un portail, grille évaluation, traçabilité)

• Le monitoring permet la mesure de la performance et éclaire les écarts entre « budget et réalisé », enseignements essentiels à prendre en compte pour un nouvel appel d’offres et un nouveau contrat

Méthodologie suggérée pour un appel d’offres (multiservices, multi technique, FM intégré)

102-103 recommande aux professionnels de l'environnement de travail des stratégies et des bonnes pratiques pour optimiser leurs appels d'offres tout en considérant les alternatives évoquées.

En se concentrant sur la planification, la communication et l'évaluation, les donneurs d’ordre peuvent s'assurer que leurs projets répondent à leurs besoins tout en respectant les normes de durabilité et d'efficacité. Et un outil comme 102-103 offre des sources d’automatisation et de gain de temps substantiels.

1. Compréhension des Besoins

Avant de lancer un appel d'offres ou d'opter pour une alternative, il est essentiel de bien comprendre les besoins spécifiques de l'organisation. Cela implique de :

• Évaluer l'état actuel : Analysez l'environnement de travail existant pour identifier les lacunes et les opportunités d'amélioration.

• Impliquer les parties prenantes : Engagez les différents responsables (achats, utilisateurs clé des sites, fonctions centrales) dans le processus pour recueillir des avis divers et assurer une prise de décision éclairée.

2. Élaboration d'un cahier des charges clair

Un cahier des charges bien défini est la clé d'un appel d'offres réussi. Assurez-vous qu'il inclut :

• Les objectifs du projet : Quelles sont les finalités ? Réduire les coûts, améliorer le bien-être des employés, adopter des pratiques durables ?

• Les critères de sélection : Établissez des critères clairs (qualité, prix, délais, références) pour faciliter l'évaluation des offres.

• Le budget : Faut-il indiquer un budget indicatif pour guider les soumissionnaires (« Design To Cost ») ou bien orienter leur chiffrage avec des supports matriciels type DPGF et BPU ?

3. Sélection des Fournisseurs

La sélection des fournisseurs est une étape délicate qui nécessite une approche systématique :

• Pré-sélection : Utilisez des questionnaires pour filtrer les fournisseurs potentiels sur la base de leurs compétences et de leurs expériences. Si vous avez la chance d’utiliser 102-103, il suffit d’accéder au portail, la reprise de votre panier de fournisseurs est automatique  !

• Évaluation des propositions : Mettez en place une grille d'évaluation pour comparer les offres de manière objective. Nous vous avons préparé une solution configurable par vous-même, pour chaque appel d’offres !

• Visites et soutenances : Si possible, organisez des visites sur site, des séances de questions / réponses, et des soutenances pour évaluer la capacité réelle des fournisseurs.

4. Communication et transparence

Maintenir une communication ouverte avec les fournisseurs et les parties prenantes est essentiel :

• Clarification des questions : Encouragez les soumissionnaires à poser des questions et assurez-vous de répondre de manière transparente. Partagez en interne, en mode projet, l’avancement du projet.

• Feedback : Après l'évaluation, fournissez un retour aux candidats non retenus pour les aider à s'améliorer à l'avenir.

5. Suivi et Évaluation

Une fois le contrat attribué, le travail ne s'arrête pas là. Il est crucial de suivre l’avancement du projet et d’évaluer la performance du fournisseur :

• Réunions régulières : Organisez des points de suivi pour évaluer l’avancement et discuter des éventuels ajustements.

• Évaluation finale : À la fin du projet, réalisez une évaluation complète pour tirer des enseignements pour les futurs appels d'offres.

La solution 102-103 va soutenir la mesure de la performance, vous pourrez y comparer les objectifs et les résultats en termes de coûts, qualité de service (contrôle qualité, atteinte des KPI, pénalités), plans de progrès, impact RSE, satisfaction utilisateurs.

Alors ? Appel d’offres ! ou pas …

Un appel d'offres réussi ou une alternative bien choisie contribue à un environnement de travail optimal, stimulant la productivité et le bien-être des collaborateurs, mais aussi des visiteurs, clients, partenaires et fournisseurs.

Quel que soit l’approche parmi ces trois scénarios, 102-203 vous propose des accélérateurs pour l’efficacité, la rapidité et les leviers d’optimisation de la solution mise en œuvre. D’ailleurs, avez-vous conscience de ce que vous pouvez économiser ? Notre simulateur vous permet de simuler vos gains et de voir comment vous pouvez booster vos performances !

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