Comment répondre à un appel d’offre en 5 étapes ?

Participer aux appels d'offres constitue une opportunité significative pour obtenir des marchés et assurer la rentabilité de votre entreprise, que vous soyez un artisan ou une TPE-PME. Il serait dommage de passer à côté de cette chance et il est tout à fait normal de s'y intéresser.

Il arrive souvent que certains marchés n’aboutissent pas faute de candidats suffisamment qualifiés

Analysons en cinq étapes les clés pour bien commencer sur les marchés publics et la manière de répondre de façon pertinente à un appel d'offres.

1.Identifier des opportunités d'appels d'offres

Les sources sur les marchés publics :

• Le Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics, abrégé en BOAMP, est une référence incontournable pour consulter les annonces de marchés publics. Cette plateforme officielle permet aux utilisateurs de recevoir des alertes gratuites directement dans leur boîte mail.
  
  
• Le site diffuse des avis d'appels publics à la concurrence (AAPC) au niveau national et européen, ainsi que des avis de concession, d'attribution, des contrats de partenariat public-privé et divers avis lancés par l'État, les forces armées, les collectivités territoriales et leurs établissements publics.

Ces multiples sources documentent les Avis d’Appel à la Concurrence diffusés par les acheteurs publics. Les AAC mettent en avant les aspects clés de la demande : objet et localisation du marché, type de procédure, description des lots, critères d’attribution, date limite pour la réponse…

Il faut garder en tête que les appels d'offres publics sont très contraignants et réglementés. En plus d'être peu flexibles, vous exposez vos informations personnelles lors d'appels d'offres des marchés publics.

Les sources sur les marchés privés :

La plateforme 102-103, votre allié incontournable pour accéder aux opportunités, identifier les fournisseurs qualifiés et optimiser la gestion de vos appels d’offres. Pour les prestataires, c'est la solution parfaite pour vous référencer et être visible de tous.

Voir les clients fournisseurs qui nous font confiance !

Et pourquoi ?

• Mise en relation directe avec les donneurs d’ordres – Accélérez votre prospection et soumettez vos offres aux acheteurs pertinents.
• Optimisation du sourcing et du suivi – Accédez à des outils de gestion pour piloter efficacement vos consultations.
• Référencement détaillé des prestataires : Chaque fournisseur inscrit est classé par secteur, spécialité, certifications et références. Les donneurs d'ordres disposent ainsi d’une vision claire des acteurs les plus qualifiés pour répondre à leurs besoins.
• Suivi des SLA et reporting des performances : Les acheteurs peuvent contrôler la conformité des prestations réalisées par rapport aux engagements contractuels et ajuster les conditions pour garantir un niveau de service optimal.

Et bien plus encore ! Si vous souhaitez en savoir plus sur les appels d'offres simplifiés de 102-103, demandez une démo ou prenez contact.

Les marchés privés eux, proposent des avantages bien plus intéressant. Par leurs flexibilités, par la sécurisation des données personnelles et des processus accélérés.

Choisir une solution gratuite ou payante ?

Vous pouvez explorer des ressources gratuites pour vos recherches, mais il existe aussi des alternatives payantes et bien plus efficaces. Vous vous posez sans doute la question de l'intérêt de payer alors que des services gratuits ? La réponse réside dans le fait que ces options vous offrent des avantages significatifs !

Avec 102-103, profitez de fonctionnalités d'appels d'offres simplifiés et automatisés, vous centralisez toutes les sources d’appels d’offres sur une seule et même plateforme. De la rédaction de vos contrats à la gestion automatique des appels d'offres, 102-103 simplifie les processus.

Voir les clients fournisseurs qui nous font confiance !

Vous pouvez être certain de recevoir quotidiennement toutes les informations sur les marchés qui vous intéressent, sans être submergé par des annonces inutiles.

De plus, vous pouvez tirer parti d'une intégration harmonieuse avec des outils dédiés, ce qui rend la construction de vos candidatures beaucoup plus simple.

2.Identifier les marchés pertinents

Dans un premier temps, il est essentiel de choisir des appels d'offres qui correspondent à vos compétences ainsi qu'à vos ressources humaines et financières. L'objectif est de cibler des marchés où vous avez de véritables chances de succès.

Veillez à ne pas vous projeter trop loin : rappelez-vous que gagner un marché signifie que vous devez le respecter ! Néanmoins, il est envisageable de soumettre des candidatures pour des projets plus importants en collaborant avec d'autres sociétés pour optimiser vos ressources techniques, humaines et financières. Ce porcessus est connu sous le nom de réponse en groupement d'entreprises.
Je veux une démo !

3.Collecter et évaluer le DCE

Mais c'est quoi le DCE ?

Le Dossier de Consultation des Entreprises se compose d'un ensemble de documents fournis par l'acheteur, contenant toutes les informations requises pour bien saisir la demande. Il détaille les exigences techniques et administratives relatives à l'offre.

Quels documents retrouve t-on dans un DCE ?

• Règlement de consultation (RC) : définit le cadre de la mise en concurrence, les modalités de dépôt des offres, les critères d’évaluation ainsi que les obligations des candidats. Il garantit une transparence optimale dans le processus d’attribution du marché.
• Cahier des clauses administratives particulières (CCAP) : précise les conditions contractuelles, notamment les modalités de facturation et de paiement, les pénalités applicables en cas de retard, ainsi que les clauses de résiliation. Ce document encadre les engagements juridiques et financiers entre le prestataire et le donneur d’ordre.
• Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) : détaille les spécifications techniques des prestations à réaliser, les niveaux de performance attendus ainsi que les exigences en matière de conformité réglementaire et de qualité des services. Il est essentiel pour garantir l’adéquation des prestations aux besoins opérationnels du site.
  

Pourquoi ces documents sont stratégiques ?

Une parfaite maîtrise de ces éléments permet aux acheteurs publiques ou privés d’optimiser la sélection des prestataires et aux fournisseurs de formuler des offres alignées sur les attentes du marché, tout en minimisant les risques contractuels.

Et ce, peu importe le type de marché dans lequel vous vous situez :

• Marché de travaux
• Marché de la propreté
• Sécurité
• Développement durable
• Pilotage
• Multitechnique
• Gestion des espaces etc...

Il est donc essentiel d’analyser minutieusement ce cahier des charges afin de garantir une conformité stricte lors de la soumission de votre offre. Toute non-conformité, même minime, peut entraîner un rejet immédiat, réduisant ainsi vos chances d’obtenir le marché.

Une lecture approfondie et une interprétation rigoureuse de chaque clause sont donc indispensables pour optimiser votre réponse et maximiser votre compétitivité.

4.Comment accéder au dossier de consultation des entreprises ?

Le dossier de consultation des entreprises peut être téléchargé sans inscription sur la plateforme de l’acheteur. Cependant, s’enregistrer est recommandé pour être informé en temps réel des mises à jour et des éventuelles modifications du marché.

Il est courant que l'acheteur modifie son DCE pour apporter des précisions sur certaines conditions. Cela permet également d'accéder à un forum de questions et réponses, où les entreprises candidates peuvent échanger publiquement avec le donneur d'ordre.

Le mémoire technique pour rédiger votre appel d'offres

À présent que vous avez choisi une offre, il est temps de préparer votre dossier de candidature. Votre mémoire technique est la clé pour convaincre l’acheteur de la pertinence de votre offre. Un dossier structuré, détaillé et aligné sur les attentes du cahier des charges fait toute la différence face à la concurrence.

Quels éléments dois-je préparer pour constituer mon dossier de candidature ?

Selon le Règlement de Consultation, l'acheteur doit soumettre les documents suivants. En général, on trouve dans un dossier de réponse :

• Les documents administratifs de déclaration du candidat (DC1, DC2, DC4 en cas de sous-traitance)
• La présentation de l'entreprise démontrant ses compétences pour répondre aux exigences
• Les preuves d'assurances nécessaires
• Les formulaires d'acceptation des diverses clauses (CCAP, CCTP), le bon de visite et l'acte d'engagement
• L'offre tarifaire et le mémoire technique associés

Le mémoire technique pour vous démarquer de la concurrence.

Ce document peut également être désigné sous les termes de mémoire justificatif ou explicatif, ainsi que de note méthodologique dans le domaine de l'architecture. Quoi qu'il en soit, il s'agit du document dans lequel vous exposerez à l'acheteur les raisons pour lesquelles vous êtes le candidat le plus qualifié pour satisfaire sa demande. Chaque appel d’offres nécessite une adaptation sur mesure du mémoire technique.

Il est primordial de le rendre attrayant. Il doit être envisagé comme un véritable support de vente, car face à une offre concurrente à un tarif plus bas, il peut se distinguer. En effet, bien que le prix soit un élément important, pour de nombreuses consultations, ce n'est pas le critère le plus déterminant.

Veillez à la qualité de votre mémoire technique ou faites appel à un soutien pour sa rédaction, afin d'optimiser vos chances de succès.

Et si vous pensez répondre régulièrement à des appels d’offres, pensez à passer par la plateforme de 102-103 qui offre de nombreux avantages pour la rédaction de vos appels d'offres privés, l'automatisation de vos documents administratifs jusqu'au suivi des prestations.

Je veux une démo !

5.Soumettre votre proposition

Réponse dématérialisée ou support papier ?

Votre dossier de candidature est finalisé dans les délais. Il ne reste plus qu’à le transmettre à l’acheteur. Depuis le 1er octobre 2018, la réponse dématérialisée est obligatoire pour les appels d’offres dépassant 25 000 €, un seuil porté à 40 000 € en 2020. Assurez-vous d’utiliser la plateforme de soumission appropriée pour garantir la validité de votre offre.

Généralement, vous devrez soumettre les documents de votre candidature sous format numérique sur la plateforme de dématérialisation du donneur d'ordres : 

• Archive Zip
• Fichier pdf unique
• Plusieurs fichiers

Soyez vigilant, car chaque plateforme a ses propres normes. Pour le dépôt, il est conseillé de procéder à des tests préalables et de ne pas attendre le dernier moment !

Concernant les marchés dont l'offre est inférieure à 40 000 €, vous avez encore la possibilité de remettre votre offre en main propre, par email ou par courrier postal, si l'acheteur n'a pas spécifié le mode de transmission souhaité. Il est impératif de suivre ses recommandations dans tous les cas.

La signature électronique est-elle une exigence légale ou non ?

Bien que la signature électronique des éléments de l'offre ne soit pas obligatoire lors de la phase de dépôt, elle peut être sollicitée. Il est donc recommandé de lire attentivement le règlement de consultation.

Assurez-vous également de posséder un certificat de signature approprié pour les marchés publics (RGS**) et en cours de validité, car il sera indispensable si votre candidature est retenue.

Succès ou échec ?

Axes d'améliorations pour mieux rebondir. Il est clair que répondre à un appel d'offres ne signifie pas nécessairement obtenir la victoire à chaque fois. Le rejet d'une proposition est une composante normale du processus et doit inciter à une analyse approfondie afin d'améliorer les candidatures à venir.

Pourquoi votre offre a-t-elle été refusée ?

• Problème de prix ?
• Inadéquation de la réponse technique ?
• Informations incomplètes ou mal rédigées ?
• Manque de différenciation ?
• Manque d’interaction en phase de consultation ?
• Problème de délais ?

Selon les règles du marché, l'acheteur n'est pas obligé de justifier ses choix. Néanmoins, vous êtes en droit de lui poser la question. D'un point de vue légal et pour des raisons de transparence, il doit vous donner une réponse, même si, dans la réalité, cela peut être variable. Saisir les raisons sous-jacentes à sa décision permet d'en déduire des enseignements pour vos réponses à venir.

Il est fort probable que, si vous avez suivi nos recommandations avec soin, vous réussirez à remporter des contrats.

Dans ce contexte, vous serez tenu de fournir les pièces justificatives supplémentaires exigées par l'acheteur, notamment les attestations professionnelles, fiscales, sociales, le kbis et les assurances, avant de vous engager de manière définitive.

Faites confiance à 102-103 pour bénéficier d'une expertise pointue dans la rédaction et la gestion automatisées de vos docuements contractuels, dans la cartographie, dans la gestion et simplification de vos appels d'offres. La solution idéale et pertinente pour l'aide à la décision des responsables de l'environnement de travail.

Demandez une démo dès aujourd'hui GRATUITEMENT  pour découvrir comment 102-103 peut vous accompagner dans le pilotage stratégique des appels d’offres privés.
Voir tous nos articles de blog et restez au courant des dernières actualités.

Voir les clients fournisseurs qui nous font confiance !